Dienstreisen sind mit dem Abflachen von Einreisebeschränkungen wieder auf einem Höhenflug. Trotz modernster Kommunikationsmittel gibt es manchmal keine Alternative zur Geschäftsreise – seinen es vertrauensvolle Gespräche mit Kunden oder Geschäftspartner, Besuche von Kongressen oder eine Marktbeobachtung auf Messen.
Für Mitarbeiter handelt es sich bei einer Dienstreise auch um eine willkommene Abwechslung zum Tagesgeschäft. Doch Dienstreisen stellen für viele Unternehmen einen immensen Kostenfaktor dar. Wie sich diese Kosten minimieren lassen, verratet dieser Artikel.
Was fällt unter eine Dienstreise?
Unter eine Dienstreise fallen jegliche berufliche Auswärtstätigkeiten, die vom Arbeitgeber angeordnet wurden und vorübergehend weder von der üblichen Arbeitsstelle noch von zuhause aus erledigt werden. Die Zeitspanne der Auswärtstätigkeit spielt dabei keine Rolle. Zu einer Dienstreise zählen etwa Geschäftsessen, die Teilnahme an Schulungen, Besorgungen für das Unternehmen oder der Besuch eines Tochterunternehmens in einer anderen Stadt. Gehört die Auswärtstätigkeit allerdings zum ständigen Aufgabenbereich liegt keine Dienstreise vor.
Wie bei einer Dienstreise Geld gespart werden kann
Dienstreise steuerlich absetzen
Der Arbeitgeber ist nicht dazu verpflichtet, die Kosten der Dienstreise zu ersetzen. Üblicherweise werden die Kosten für die Dienstreise aber vom Arbeitgeber übernommen, da diese dann als Betriebskosten abgesetzt werden können und so der Gewinn verringert werden kann – das kann wiederum die Körperschafts-, Gewerbe- und Einkommensteuer senken.
Wenn der Arbeitgeber die Kosten allerdings nicht ganz oder gar nicht übernimmt, kann der Arbeitnehmer die Kosten für die Dienstreise in der eigenen Steuererklärung als Werbekosten vollständig geltend machen. Zu den Reisekosten, die abgesetzt werden können, gehören die Fahrtkosten, die Nächtigungskosten, der Verpflegungsmehraufwand sowie die Reisenebenkosten.
Firmenkreditkarten benutzen
Selbst wenn der Arbeitgeber die Reisekosten übernimmt, kommt es in vielen Fällen vor, dass Mitarbeiter zuerst selbst für die Kosten aufkommen und diese dann anschließend über eine Spesenabrechnung rückerstattet bekommen. Das erfordert Zeit, Aufwand und in weiterer Folge auch Geld. Aus diesem Grund lohnt es sich für beide Parteien, wenn sich Unternehmen mit Firmenkreditkarten für Mitarbeiter auseinandersetzen.
Moderne Anbieter ermöglichen eine unbegrenzte Ausstellung von physischen und virtuellen Firmenkreditkarten, welche ganz einfach mit einem bestehenden Geschäftskonto verbunden werden können. Oft werden auch noch Cashback-Modelle angeboten, was zu zusätzlichen Cash-Rückflüssen führt.
Welche Vorteile bieten Firmenkreditkarten bei Dienstreisen?
#1 Ausgaben stets im Blick behalten
Mithilfe von Firmenkreditkarten für Mitarbeitern, wie jenen von Moss, bleiben die Ausgaben einer Dienstreise stets im Blick. Alle Kreditkarten sind mit einem Verwendungszweck und einem Kartenlimit ausgestattet. Diese beiden Elemente sorgen für optimale Sicherheit und höchste Kostenkontrolle. Denn jegliche Ausgaben, die während der Reise anfallen, werden über die dezidierte Kreditkarte bezahlt und bleiben stets im vorgesehenen Rahmen.
Diverse Ausgabenlösungen erlauben es zudem, die Transaktionen der Firmenkreditkarten in Echtzeit einzusehen und Karten bei Bedarf in Echtzeit zu sperren und wieder freizugeben.
#2 Maximale Flexibilität für Mitarbeiter
Die Firmenkreditkarten von Moss können in unbegrenzter Anzahl ausgestellt werden. Durch den einfachen und einmaligen Freigabeprozess können die Kreditkarten in sekundenschnelle erstellt und im Falle von virtuellen Kreditkarten auch sofort verwendet werden. Mitarbeiter sind somit nicht darauf angewiesen, für jede Ausgabe um Erlaubnis zu fragen. Das ermöglicht Mitarbeitern maximale Flexibilität und Handlungsfreiheit, da alle anfallenden Ausgaben bequem und sicher über die Kreditkarte bezahlt werden können.
#3 Keine Spesenabrechnung
Privatauslagen können für Mitarbeiter sehr belastend sein und müssen in weiterer Folge in Form einer aufwändigen Spesenabrechnung rückerstattet werden. Durch Firmenkreditkarten entfällt dieser zeitaufwendige und nervenaufreibende Prozess. Die Kreditkarten können ganz einfach mit einem bestehenden Geschäftskonto verbunden werden. Während einer Dienstreise können Mitarbeiter dann jegliche Ausgaben über die Firmenkreditkarte tätigen, ohne dass anfallende Ausgaben aus der eigenen Tasche bezahlt werden müssen.
#4 Belegen sind immer vollständig vorhanden
Um die entstandenen Reisekosten geltend machen zu können, sind stets die entsprechenden Belege als Nachweis nötig. Insbesondere während einer Dienstreise kann es schnell vorkommen, dass Belege fehlen oder verloren gehen. Moderne Ausgabenlösungen ermöglichen es, die Belege nach einer Zahlung direkt hochzuladen und senden eine Erinnerung an den Mitarbeiter aus, sollte ein Beleg fehlen. Das sorgt nicht nur dafür, dass alle Ausgaben übersichtlich dokumentiert, sondern auch die zugehörigen Belege stets vorhanden sind. Dadurch ist ein lückenloser Monats- bzw. Jahresabschluss problemlos möglich.
Fazit
Dienstreisen sind eine kostenaufwändige Tätigkeit, die zu beinahe jedem Unternehmen dazu gehören. Doch durch die steuerliche Absetzung und die Einführung von Firmenkreditkarten kann bei Dienstreisen bares Geld gespart werden. Firmenkreditkarten bieten dabei sowohl für den Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer zahlreiche Vorteile: Dienstreisende können alle anfallenden Ausgaben flexibel und bequem mit der Kreditkarte tätigen, während sich Arbeitgeber sicher sein kann, dass die Ausgaben stets im finanziellen Rahmen bleiben und zugehörige Belege vorhanden sind.
Durch die Verfügbarkeit der Kreditkarte kommt es während einer Dienstreise zu keinen Privatauslagen von Mitarbeitern, wodurch keine zeitaufwendige Spesenabrechnung durchgeführt werden muss. Mit den Firmenkreditkarten steht einer bequemen Dienstreise somit nichts im Weg!