Wer von euch bereits einmal ein größeres Event veranstaltet hat, kennt den organisatorischen und zeitlichen Aufwand. Dabei spielt es keine große Rolle, ob es sich dabei um eine Firmenveranstaltung, einer größeren Geburtstagsparty oder Hochzeitsfeier handelt. Ein wichtiger Punkt dabei sind die Kosten, die man bereits bei der Planung des Events von Anfang an im Auge behalten sollten.
So können sich beispielsweise die Bewirtungskosten bei einer überschaubaren Anzahl von 40 bis 50 Gästen bereits auf über 800 Euro belaufen, kommt dann noch die Anmietung einer passenden Location hinzu, steigen die Ausgaben schnell mal auf über 1000 Euro. Es gibt allerdings auch zahlreiche Möglichkeiten, mit denen ihr die Kosten senken könnt. Einige Spartipps habe ich für euch kurz zusammengefasst.
Mit der richtigen Planung sparen
Mit der richtigen Organisation eures Events könnt ihr am meisten Geld sparen, nehmt euch daher genügend Zeit. Erstellt euch hierzu eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten (Location, Catering, Unterhaltung, Anzahl der Gäste, usw.). Durch solch eine Checkliste erhaltet ihr einen genauen Überblick darüber, was euer Event letztendlich kosten wird. Im Internet gibt es zahlreiche Seiten, die sich nur mit dem Thema Eventplanung beschäftigen und euch sicherlich behilflich dabei sein können. So bin ich bei br.de auf den 10-Punkte-Party Plan gestoßen, der wirklich nützliche Tipps bietet.
Holt euch Unterstützer mit ins Boot
Je mehr Leute euch bei der Durchführung unterstützen, desto geringer können die Kosten ausfallen. Gerade bei größeren Veranstaltungen könnt ihr dadurch etliche hundert Euro einsparen. Die Kosten für einen Catering-Service könnt ihr beispielsweise sparen, wenn ihr einen leidenschaftlichen Hobby-Koch in eurem Bekanntenkreis kennt. Für die Unterhaltung kann gesorgt werden, wenn ihr Kontakt zu einem Musiker, DJ oder einer Band haben solltet, mitunter bringen diese ihr Equipment gleich selber mit.
Natürlich steht es hierbei außer Frage, dass man den Unterstützern ruhig finanziell entgegenkommen kann. Es ist aber immer noch günstiger, als einen Dienstleister damit zu beauftragen.
Die Getränke auf Kommission
Die Getränke auf Kommission zu kaufen ist besonders bei einer größeren Gästeanzahl sinnvoll oder dann, wenn ihr nicht abschätzen könnt, wie viele Gäste kommen. Wie funktioniert der Kauf auf Kommission? Ihr sucht euch ein Getränkehandel oder Lieferant heraus, welcher euch den Kauf auf Kommission anbietet. Nun gibt es zwei Möglichkeiten der Bezahlung.
Der Lieferant stellt euch eine bestimmte Menge an Getränken bereit und nach dem Event werden alle Getränke abgerechnet, welche aufgebraucht sind, die ungeöffneten Getränke gehen dann zurück und werden nicht berechnet.
Des Weiteren könnt ihr eine größere Menge an Getränken vorab bezahlen und alle ungeöffneten Getränke werden anschließend wieder zurückgegeben und ihr erhaltet Geld zurück. Es gibt auch zahlreiche Supermärkte, welche euch diese Möglichkeit anbieten.
Kein kompliziertes Buffet oder Catering anbieten
Ein großes Buffet und eine riesige Getränkeauswahl mögen bei vielen Gästen wahre Freude bereiten, allerdings geht solch eine Vielfalt auch richtig ins Geld und wer von euch selbst schon einmal als Gast solch ein großes Buffet mit dutzenden unterschiedlichen Köstlichkeiten vorfand, wird mitunter gerade zum Ende des Events festgestellt haben, dass zahlreiche dieser Speisen und Getränke nur wenig oder gar nicht angerührt worden.
Die ungeöffneten Getränken können mitunter auf Kommission wieder zurückgegeben werden oder ihr verwehrte diese selber, die restlichen Speisen landen hingegen im Mülleimer und somit auch bares Geld. Ein einfaches Buffet mit Speisen welche von den Gästen garantiert verzehrt werden, kann hingegen richtig Geld sparen, was auch für die Auswahl der Getränke gilt. Dies gilt natürlich auch für die Inanspruchnahme eines Catering Service.
Einladungen selber drucken
Handelt es sich um eine kleinere Veranstaltung, kann man die Einladungskarten einfach selber gestalten. Ihr benötigt lediglich etwas Zeit und Kreativität. Wobei es im Internet praktischerweise auch eine Vielzahl an Vorlagen gibt.
Handelt es sich um eine Firmenveranstaltung und ihr möchtet viele eurer Kunden einladen oder neue Kunden erreichen, so dürfen Werbeflyer oder Einladungskarte auf keinen Fall fehlen. Bei der Kalkulation der Kosten und des zeitlichen Aufwands lohnt es darüber nachzudenken, für diese Aufgabe einen Dienstleister in Anspruch zu nehmen, weil dieser einfacher preiswerter ist.
Ich bin beispielsweise bei dem Anbieter print24 fündig geworden, welcher solch einen Service anbietet. Sehr praktisch ist dort der Preiskalkulator, wo sich bereits ausrechnen lässt, was die Erstellung von Flyern bei print24 kosten würde.
Günstige Bands für die Unterhaltung
Musik darf natürlich auch nicht fehlen. Es gibt unzählige Musikbands und darunter befinden sich sehr viele, die gegen ein geringes Entgelt auch auf eurem Event spielen würden. Die Auswahl der Musikrichtung ist dabei riesengroß und für jede Geschmacksrichtung ist etwas dabei.
Zusammenfassung – Wie Du Geld bei deinem eigenen Event sparen kannst?
Mit einer ausführlichen Planung könnt ihr das meiste Geld sparen. Anhand dieser lässt sich abschätzen, wie viel die Durchführung eines Events kostet und wo es Möglichkeiten geben könnte, die ein oder andere Ausgabe zu senken.